Od 1 lipca 2026 roku obowiązują uproszczone zasady przekazywania dokumentów potrzebnych do przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczeń społecznych. Wniosek o zasiłek ZUS oraz wymagane załączniki można w większej liczbie przypadków złożyć elektronicznie. Sposób postępowania zależy jednak od tego, czy świadczenie wypłaca Zakład Ubezpieczeń Społecznych, czy pracodawca.
Wniosek o zasiłek ZUS czy wniosek do pracodawcy?
Nowe przepisy ograniczają konieczność przekazywania papierowych dokumentów. Elektroniczne kopie wniosków do ZUS i załączników mogą mieć takie same skutki prawne jak dokumenty podpisane odręcznie. Zasady określa nowelizacja ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.
Najpierw trzeba ustalić, kto jest płatnikiem świadczenia. Pracodawcy zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób co do zasady sami ustalają prawo do zasiłku, obliczają jego wysokość i wypłacają pieniądze.
Jeżeli płatnik składek zgłasza do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 osób, świadczenie ustala i wypłaca ZUS. Wyjątkiem są m.in. zasiłki należne za okres po ustaniu ubezpieczenia, które wypłaca Zakład Ubezpieczeń Społecznych.
Wniosek do pracodawcy może być elektroniczny
Jeżeli zasiłek wypłaca pracodawca, osoba ubezpieczona może nadal złożyć papierowy wniosek z własnoręcznym podpisem. Od lipca dopuszczalne jest także przekazanie go elektronicznie.
Dokument może trafić do pracodawcy między innymi za pośrednictwem poczty elektronicznej, zakładowego systemu kadrowo-płacowego albo jako skan papierowego formularza. Na podstawie otrzymanego wniosku pracodawca ustala prawo do świadczenia oraz jego wysokość.
Jak złożyć wniosek o zasiłek do ZUS?
Gdy płatnikiem świadczenia jest ZUS, ubezpieczony może złożyć wniosek w tradycyjnej postaci papierowej lub jako dokument elektroniczny. Elektroniczny wniosek można przekazać przez PUE/eZUS albo na adres do doręczeń elektronicznych. Dokument trzeba podpisać:
- kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
- podpisem zaufanym,
- podpisem osobistym,
- sposobem potwierdzania pochodzenia i integralności danych udostępnionym przez ZUS.
Oznacza to, że zwykła wiadomość e-mail wysłana bez odpowiedniego uwierzytelnienia nie zastępuje elektronicznego wniosku składanego bezpośrednio do Zakładu.
Pracodawca przekaże dokument do ZUS
Może się zdarzyć, że pracownik złoży na przykład wniosek o zasiłek ZUS opiekuńczy u pracodawcy, mimo że świadczenie wypłaca ZUS. W takiej sytuacji płatnik składek ma obowiązek przekazać dokument do Zakładu.
Wysyłając wersję elektroniczną dokumentów, nie trzeba wysyłać do ZUS wersji papierowej
informuje Monika Kiełczyńska, regionalny rzecznik prasowy ZUS w województwie łódzkim.
Pracodawca może dostarczyć papierowy oryginał albo przesłać wniosek elektronicznie, na przykład jako skan dołączony do dokumentu wysyłanego przez eZUS. Niezbędne dokumenty powinien przekazać najpóźniej w ciągu siedmiu dni od ich otrzymania.
Załączniki również można przesłać jako skany
Zarówno wniosek o zasiłek ZUS jak i dodatkowe dokumenty do niego można teraz przesyłać elektronicznie ww każdej sytuacji. Od lipca mogą one zostać przekazane jako:
- oryginały,
- kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem,
- elektroniczne kopie, w tym skany.
Wniosek i dokumenty przekazane przez płatnika składek w odpowiedniej formie elektronicznej są równoważne pod względem skutków prawnych z dokumentami papierowymi podpisanymi przez ubezpieczonego.
ZUS lub pracodawca nadal może jednak zażądać okazania oryginału, jeżeli pojawią się wątpliwości dotyczące zgodności elektronicznej kopii z pierwotnym dokumentem.
Koniec z dzieleniem kompletu dokumentów
Przed zmianą przepisów część dokumentów można było przesłać elektronicznie, a część należało dostarczyć na papierze. Przykładowo pracodawca mógł przekazać przez PUE ZUS zaświadczenie Z-3, ale wniosek pracownika o zasiłek opiekuńczy Z-15A lub Z-15B musiał trafić do Zakładu w papierowym oryginale.
Nowe przepisy pozwalają przekazać cały komplet elektronicznie, co ma ograniczyć liczbę wizyt w placówkach i przesyłek pocztowych. Uproszczone zasady stosuje się również do postępowań rozpoczętych przed wejściem ustawy w życie, jeżeli nie zostały one zakończone przed 1 lipca 2026 roku.
